武汉晴川学院档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强我校档案工作,提高档案管理水平,进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设,为我校建设成高水平民办大学提供优质服务。根据«中华人民共和国档案法»、教育部、国家档案局令第27号«高等学校档案管理办法»和湖北省档案局、湖北省教育厅«关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见»等有关文件规定,结合我校实际,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指我校建校以来在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的,对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录;是学校的重要资产和信息资源。
第三条 档案工作是学校管理工作的重要组成部分,是提高学校工作效率和质量、维护学校和师生合法权益、传播学校文化、促进学校科学持续发展的重要基础工作之一。 学校应把档案工作纳入自身整体发展规划, 列入议事日程,加强对档案工作的领导。
第四条 学校档案工作的方针是科学规划、分步实施、依法管理、方便利用。
第五条 学校档案工作的原则是统一领导、分级管理、集中保管。各单位在布置、检查、验收、总结工作时,档案工作要同步进行。
第六条 学校实行部门、科研项目课题组立卷归档制度,以及文件材料预立卷制度，实行“前端控制、全程管理、深度挖掘、注重利用”的管理模式。
第二章 领导体制、机构及职责
第七条 我校档案工作,受湖北省教育厅领导,同时业务上接受湖北省档案局的指导、监督与检查。
第八条 校长是学校档案工作的法定责任人，分管领导是档案工作的直接负责人;各职能部门及二级学院的档案工作由本单位的第一责任人负责,并配备分管领导和兼职档案员。
学校分管档案工作负责人的主要职责是:贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,负责制定学校档案工作的规章制度、发展规划 ；研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第九条 综合档案室（馆）既是学校档案工作的职能管理部门, 又是负责永久保存和提供利用档案的业务工作机构。
学校综合档案室（馆）的主要职责是:
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策,拟订学校档案工作计划、规章制度、经费预算,并负责执行。
(二)建立健全专、兼职档案队伍,负责对专、兼职档案员的业务培训; 负责组织兼职档案员修订本单位的 «文件材料归档范围和保管期限表»(即«归卷类目表») ,督促各单位做好预立卷工作。
(三) 参与全校各单位立卷归档工作的监督、指导、检查、评比、表彰工作。
(四)负责全校各单位、各类档案的接收、安全保管与保密、提供利用、编研、鉴定、销毁等工作。
(五)负责对全校重要部门和重要工作岗位的
重要文件材料收集实施重点监督管理。
(六)负责征集学校历史档案资料,充实、完善学校历史档案,填补某些工作档案空白。
(七)负责学校档案信息的开发利用,编制各种检索工具,编辑档案史料(«大事记»、«纪实资料»、«年鉴»、«校史»等),协助有关单位举办档案展览, 建立学校档案工作网站等。
(八)负责组织学校档案信息化建设和电子文件归档工作, 逐步实现学校档案管理、服务管理网络化。
(九)完成学校领导交办的其它工作。
第三章 档案工作人员职责任务
第十条 学校各单位分管档案工作负责人的职责:
（一）负责本单位贯彻执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程和确立有关人员的工作范围; 制定本单位每年的档案工作计划。
（二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件,切实帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难。
（三）负责组织修订本单位《文件材料归档范围和保管期限表》(即《归卷类目表》), 督促本单位兼职档案员和有关文秘人员做好预立卷工作。
（四）检查、督促本单位的文件材料预立卷和立卷归档工作,保证应归档范围的文件材料收集齐全、完整、系统、准确、案卷质量优良，及时归档并向学校移交档案。
（五）负责单位干部、职工离任、调岗时应归档文件材料的清退、移交(含电脑中有价值的材料)工作,确保应归档文件材料不丢失、不外流。
（六）负责本单位档案材料的安全和保密工作。
第十一条 学校综合档案室（馆）工作人员的基本职责:
（一）遵守国家和学校的档案政策法规,爱岗敬业,努力钻研业务,提高专业素养, 工作积极主动,勇于创新。
（二）负责学校各单位档案的接收、整理、编目,便于利用。
（三）负责进馆档案的安全管理。
（四）负责维护学校档案的安全和保密工作。
（五）积极参加档案信息资源开发利用工作。
（六）负责对兼职档案员的业务指导、 监督和培训。
（七）完成学校领导交办的其它工作。
第十二条 学校各单位兼职档案员的基本职责
(一)贯彻执行学校档案工作的规章制度，起草本单位档案工作计划。
(二)参加修订本单位«文件材料归档范围和保管期限表»(即«归卷类目表») , 在本人做好预立卷工作的基础上，要督促本单位其他有关人员也做好这项工作。
(三)按照本单位文件材料归档范围,积极主动做好各种载体材料的收集工作;并协助本单位分管档案工作负责人对本单位干部、职工离任、调岗时应归档文件材料的收集和清退(含电脑中有价值的材料)工作,确保应归档文件材料不丢失、不外流。
（四）对本单位重要岗位、重要文件材料的形成和收集工作实施重点监督和保管。
（五）负责做好立卷归档的各项工作(分问题组卷、排定卷内顺序、编定页号、录入卷内目录、拟写案卷标题、清除金属物、装订案卷、填写备考表) 。
（六）负责收集、检查本单位有立卷人员的立卷工作,并编定档号、编制«案卷目录»、填写案卷封面、案卷入盒,定期或不定期向综合档案室（馆）移交档案。
（七）接受综合档案室（馆）的业务指导和督促检查,积极参加业务学习。
（八）负责维护本单位档案的安全和保密工作。
第十三条 专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员属档案专业技术人员, 按照国家有关政策实行专业技术职务岗位聘任制; 未受专业技术岗位聘任的兼职档案工作人员,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十四条 学校各单位的专、兼职档案人员,应保持相对稳定,无特殊情况, 一般不得调动。
第四章 文件材料的收集、立卷与归档
第十五条 学校实行“文件材料形成部门和课题组立卷归档制度”。要把文件材料的收集、 整理立卷和归档工作列入本单位各项工作的职责范围和管理程序, 列入有关人员的岗位职责。学校的部、处(室)及二级学院（部）等单位,各为一个立卷单位。
第十六条 各类文件材料归档范围和保管期限,按«武汉晴川学院各单位归档范围和保管期限表»(附件 «归卷类目表»)执行。
第十七条 各单位立卷归档分工:全校综合性的文件材料,由校办公室负责收集立卷归档;由几个单位联合举办的活动,由主办单位负责立卷归档;其余均按职能部门或二级学院（部）立卷归档。
第十八条 各单位要做好文件材料的预立卷工作, 各单位和个人要将整理完毕的文件材料定期或不定期向本单位的兼职档案员移交,任何人不得据为已有或以各种理由拒绝归档。
第十九条 各单位必须遵守国家制定的保密规定,并按文件材料的密级(内部、秘密、机密、绝密)进行标识。
第二十条 各单位文件材料的整理立卷应符合国家规定的标准和要求。做到应归档的文件材料收集齐全、完整、系统、准确;卷内文件材料排列有序;案卷标题简明、准确; 案卷装订美观、结实;案卷排列编号有序,能反映本单位本年度工作的历史全貌。
第二十一条 各单位应高度重视电子文件,电子文件中应归档的文件材料,要下载打印成纸质文件(幅面为A4、 A3) ,连同相应的电子文件一并立卷归档。
第二十二条 各单位应在次年6月底前完成立卷归档工作;经综合档案室（馆）检查验收后, 为便于本单位查阅利用,案卷可在本单位保存1年,再向综合档案室（馆）移交。
第五章 档案的保管
第二十三条 学校各单位形成的档案,由综合档案室（馆）负责接收、集中统一保管,并认真履行交接手续（国家另有规定的除外） 。
第二十四条 综合档案室（馆）应按照档案库房管理要求,认真做好档案安全措施(防盗、防火、防潮、防水、防有害生物和防有害气体)。
第二十五条 综合档案室（馆）对接收进馆的各类档案应实行科学管理,排放有序,进行定期统计和检查, 做到账物相符, 并按规定向上级报送档案工作基本情况统计报表。
第二十六条 综合档案室（馆）对保管期限已满的档案,应定期组织鉴定与销毁。严禁任何单位和个人擅自销毀档案。
第二十七条 各单位发现与本校历史有关的积存各类文件材料,应及时送交综合档案室（馆）, 严禁擅自抛弃和销毁。
第六章 档案信息开发利用
第二十八条 学校及各单位要建立、健全档案利用制度和保密制度,规定利用档案的审批权限,保护学校的知识产权和秘密,保障学校的权益不受损害。
第二十九条 档案信息利用要以既严格保密又方便利用为原则,满足学校各方面的需要。政府部门依法执行公务需要查阅本校档案时,须经学校分管档案工作的领导同意后, 档案部门才能提供利用; 社会有关方面需要利用我校档案时, 须经综合档案室（馆）负责人和有关职能部门负责人审查批准; 学校各单位因工作需要查阅本单位的档案,需经本单位负责人批准;学生因转学、上户口（含本校毕业生走上工作岗位因提职、加薪涉及有关单位查阅、复制档案等）须经该生原所在院系分管学生工作的领导审核方能办理。严禁私自复制和对外提供档案资料。
第三十条 对于重要的、珍贵的档案资料,一般不提供原件。如特殊需要,须经综合档案室（馆）负责人批准 。
第三十一条 查阅档案者,不得在案卷上涂改、圈点、折页做记号及损毁档案。凡利用进馆档案, 一般就室阅览,不得外借,确需外借时,须经综合档案室（馆）负责人批准, 并限期归还。
第三十二条 综合档案室（馆）是学校出具档案证明的唯一合法部门,凡摘抄、复制的档案, 须经综合档案室（馆）核准后,并加盖“武汉晴川学院档案证明专用章”方可生效。
第三十三条 综合档案室（馆）应通过多种方式,主动开展档案信息服务与利用,积极进行档案资料的编研工作,不断提高工作效率和服务质量,为学校的教学、科研、管理工作服务。
第三十四条 综合档案室（馆）要积极探索和应用现代化手段和先进技术管理档案,推进档案信息化建设,多途径编制档案检索工具和编研成果,逐步实现档案管理和服务网络化,以适应学校档案信息化管理的需要。
第七章 奖励与惩罚
第三十五条 学校建立健全档案工作检查、考核和评比表彰制度，明确岗位职责，实施定期检查评比和表彰。
对于在档案工作中,作出下列贡献的单位和个人,学校给予表彰和奖励:
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩
的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）将重要的、珍贵的档案捐赠给学校的；
（四）同违反档案法律法规的行为作斗争, 表现突出的。
第三十六条 有下列行为之一,给学校造成经济损失的,学校将对单位直接负责的主管人员和其他责任人员,给予行政处分,并作出相应的经济处罚;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任:
（一）不按规定归档, 拒绝归档或者将档案据为己有的；
（二）违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附 则
第三十七条 本办法由校办综合档案室（馆）负责解释。
第三十八条 本办法自2017年1月1日起施行。
